Déclaration de confidentialité
version 1 juin 2026
1. Introduction
Experts immobiliers ayant leur siège social à Langvoort 17 à 2430 Laakdal, Belgique et inscrits à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d'entreprise 0667.567.856 accorde une grande importance à une collecte et un traitement sûrs, transparents et confidentiels de vos données à caractère personnel. En particulier, nous souhaitons protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs, entre autres, contre la perte, les fuites, les erreurs, les accès non autorisés ou les traitements illégaux. Par la présente Déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous informer sur la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel. Nous vous demandons de lire attentivement cette Déclaration de confidentialité, car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées et à quelles fins. En communiquant vos données à caractère personnel, vous déclare expressément avoir pris connaissance de la présente déclaration de confidentialité et vous y consentez également expressément, ainsi qu'au traitement lui-même.
2. Champ d'application
Cette déclaration de confidentialité s'applique à tous les services fournis par nos soins et, de manière générale, à toutes les activités que nous menons.
3. Le contrôleur et ses engagements
Vastgoed experts, dont le siège social est situé à Langvoort 17 à 2430 Laakdal, Belgique, et immatriculée sous le numéro d'entreprise 0667.567.856, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Lors de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons la réglementation belge relative à la protection des données à caractère personnel, ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données (“ RGPD ”) à compter de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
4. Données à caractère personnel
En fonction de vos activités et de votre relation avec notre entreprise, nous traitons les données personnelles suivantes vous concernant :
- Données d'identification et de contact (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.)
Données de paiement ; numéros IBAN, adresses, etc. sont conservés pendant 10 ans sur la base d'une obligation légale, sauf si une durée plus longue est requise par une procédure en cours.
Données professionnelles, fonction, entreprise pour laquelle vous travaillez, adresse de l'entreprise et numéro de TVA.
Les données que nous traitons nous ont été fournies directement par vous.
Lorsque vous partagez des données à caractère personnel de tiers avec nous, vous garantissez que vous avez informé ces tiers et que vous avez obtenu le consentement pour partager ces données à caractère personnel avec nous.
Pour toute question concernant le traitement de vos données, vous pouvez toujours contacter dpo@vastgoedexperts.com
5. Finalités du traitement et base juridique
5.1. Données sur les clients
Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données d'identité et de contact de nos clients et donneurs d'ordre, de leur personnel, de leurs collaborateurs, de leurs préposés et d'autres personnes de contact utiles. Les finalités de ces traitements sont l'exécution des contrats conclus avec nos clients, la gestion des clients, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l'envoi d'informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l'exécution du contrat, le respect d'obligations légales et réglementaires ou notre intérêt légitime.
Ces données sont traitées aussi longtemps que nécessaire pour l'exécution de nos services et de la relation client. Les données personnelles sont supprimées 5 ans et 6 mois après la cessation de la relation client, sauf si une période de conservation plus longue est requise par des obligations légales.
Dans le cadre de nos activités d'intermédiaire pour l'exécution d'inspections et de services connexes par nos partenaires, vos coordonnées seront partagées avec ce partenaire afin d'exécuter les services et de planifier les rendez-vous. La base juridique à cet effet est l'exécution d'un contrat. La période de conservation est de 5 ans et 6 mois après la cessation de la relation client, sauf si une période légale plus longue est obligatoire.
L'identification et les coordonnées sont également utilisées pour planifier et gérer les rendez-vous. Celles-ci sont traitées sur la base d'un intérêt légitime ou pour l'exécution d'un contrat, selon le cas applicable.
5.2. Informations sur les fournisseurs et les sous-traitants
Nous collectons et traitons les données d'identité et de contact de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leur(s) éventuel(s) (sous-)traitant(s), de leur personnel, de leurs collaborateurs, de leurs préposés et d'autres personnes de contact utiles. Les finalités de ces traitements sont l'exécution du présent contrat, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l'envoi d'informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l'exécution du contrat, le respect d'obligations légales et réglementaires (telles que, par exemple, l'enregistrement électronique obligatoire des présences, la déclaration de travaux 30bis, la liste de présence ou d'autres obligations relatives aux marchés publics, etc.). Pour les finalités de marketing direct, les mailings pour la promotion de nos services, les actions promotionnelles, les événements, etc., nous traitons les données de contact, d'identification et les données professionnelles. Cela se fait sur la base d'un intérêt légitime ou d'un consentement, selon ce qui est applicable. Le consentement donné est toujours volontaire et peut être retiré à tout moment et sans frais en envoyant un e-mail à dpo@vastgoedexperts.com. Le traitement ultérieur de vos données à caractère personnel lié au marketing direct sera alors immédiatement arrêté. Les données destinées au marketing direct sont traitées tant que le consentement n'est pas retiré.
5.3. Données relatives au personnel
Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de la gestion du personnel et de l'administration des salaires. Compte tenu de sa nature spécifique, ce traitement est réglementé de manière plus complète dans une politique de protection des données des employés.
5.3.1 Candidats :
Nous pouvons traiter les données personnelles des candidats aux fins suivantes :
Finalité : dans le cadre d'une procédure de recrutement ou de sélection pour des postes vacants
Catégorie de données : Données d'identification et de contact, données professionnelles, ainsi que tous les documents et informations que vous nous fournissez lors de la procédure de recrutement (lettre de motivation, CV, etc.)
Durée de conservation : 5 ans maximum après la notification de non-retenue pour le poste.
Pour la constitution d'une réserve de recrutement, nous conservons toutes les informations et documents fournis lors de la procédure de recrutement initiale pendant 5 ans après la clôture de la candidature initiale. Ce traitement est fondé sur le consentement, qui peut être retiré à tout moment, de sorte que vos données ne seront plus traitées. Vous pouvez le faire en envoyant un e-mail à dpo@vastgoedexperts.com.
L'évaluation d'un candidat est conservée pendant 5 ans sur la base juridique de l'intérêt légitime et non sur la base du consentement.
5.4. Autres données
Outre les données des clients, des fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également des données à caractère personnel d'autres personnes, telles que de nouveaux clients/prospects potentiels, des contacts utiles au sein de notre secteur, des contacts de réseau, des contacts d'experts, etc. Les finalités de ce traitement sont dans l'intérêt de nos opérations, du marketing direct et des relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l'exécution d'un contrat.
6. Durée de la transformation
Les données à caractère personnel sont conservées et traitées par nos soins pendant une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et en fonction de la relation (qu'elle soit contractuelle ou non) que nous entretenons avec vous. Les données des clients et les données des fournisseurs ou sous-traitants seront en tout cas supprimées de nos systèmes après un délai d'un mois suivant la fin du contrat ou du projet, à l'exception des données à caractère personnel que nous sommes tenus de conserver plus longtemps sur la base d'une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont encore nécessaires.
7. Les droits
Conformément et en vertu de la législation belge sur la protection de la vie privée et des dispositions du Règlement général sur la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès et d'inspection : vous avez le droit d'accéder gratuitement aux données que nous détenons à votre sujet et de savoir à quoi elles servent.
- Droit de rectification : vous avez le droit d'obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles incorrectes, ainsi que de compléter les données personnelles incomplètes.
• Droit à l'effacement ou à la limitation des données : vous avez le droit de nous demander d'effacer vos données à caractère personnel ou d'en limiter le traitement dans les circonstances et selon les conditions prévues par le Règlement général sur la protection des données. Nous pouvons refuser l'effacement ou la limitation de toute donnée à caractère personnel qui nous est nécessaire pour l'exécution d'une obligation légale, l'exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce, aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
• Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d'obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
- Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes. Toutefois, veuillez noter que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel nécessaires au respect d'une obligation légale, à l'exécution du contrat ou à notre intérêt légitime, et ce tant que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit de retirer son consentement : si le traitement des données à caractère personnel est fondé sur un consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel ne seront alors traitées que si nous disposons d'une autre base juridique pour le faire.
- Décisions automatisées et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel n'implique pas de profilage et que vous ne serez pas soumis à des décisions entièrement automatisées.
Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en contactant info@vastgoedexperts.com. Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de manière prudente et légitime, conformément à la réglementation applicable. Si, néanmoins, vous estimez que vos droits ont été violés et que vos préoccupations n'ont pas été prises en compte au sein de notre entreprise, vous êtes libre d'introduire une réclamation auprès de :
Autorité de protection des données, l'autorité de contrôle compétente :
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be.
Vous pouvez également vous adresser au tribunal de Turnhout si vous estimez subir un préjudice découlant du traitement de vos données à caractère personnel.
8. Transfert à des tiers
Certaines données à caractère personnel collectées par nos soins seront transmises et éventuellement traitées par des prestataires de services tiers, tels que notre fournisseur informatiques, notre comptable, notre réviseur, nos partenaires, nos sous-traitants, nos sociétés liées, des tiers auxquels nous souhaitons vendre, transférer ou fusionner des activités ou des actifs, ainsi que par les autorités (par exemple, lors de la soumission à des marchés publics) ou par des autorités lorsqu'il existe ou qu'une obligation légale est imposée, par exemple la transmission de données à VEKA lors de l'établissement de certificats PEB, à l'OVAM pour les certificats d'inventaire amiante et à la VLOK lors de l'établissement de certificats CA, cette liste n'étant pas exhaustive.
Sur demande, nous pouvons vous fournir une liste plus détaillée.
Vos données à caractère personnel ne sont mises à disposition des sous-traitants, du personnel et d'autres tiers qu'au strict minimum nécessaire à l'exécution de leurs services.
Nos sous-traitants et sous-sous-traitants agissent toujours sous notre responsabilité. Nous veillons à ce que des mesures de sécurité appropriées soient toujours prises lors d'un transfert à des tiers.
Il est possible qu'un ou plusieurs des tiers susmentionnés soient situés en dehors de l'Espace économique européen ("EEE"). Toutefois, les données à caractère personnel ne seront transférées qu'à des pays tiers offrant un niveau de protection adéquat.
Lorsque nous faisons appel à des (sous-)traitants, cela se fera toujours conformément à un accord de traitement des données qui satisfait aux exigences de la législation sur la protection des données. Nous exigeons de tous nos (sous-)traitants qu'ils prennent des mesures techniques et organisationnelles (y compris de sécurité) appropriées pour protéger vos données à caractère personnel.
Les employés, managers et/ou représentants des prestataires de services ou institutions mentionnés ci-dessus et les prestataires de services spécialisés désignés par eux doivent respecter la nature confidentielle de vos données à caractère personnel et ne peuvent utiliser ces données qu'aux fins dans le cadre desquelles elles ont été fournies. Si nécessaire, vos données à caractère personnel peuvent être transmises à d'autres tiers. Cela peut par exemple être le cas si nous serions réorganisés en tout ou en partie, si nos activités étaient cédées ou en cas de faillite. Il est également possible que des données à caractère personnel doivent être transmises en vertu d'une décision judiciaire ou pour satisfaire à une obligation légale spécifique. Dans ce cas, nous ferons des efforts raisonnables pour vous informer au préalable de cette communication à d'autres tiers. Vous reconheurez et comprendrez toutefois que cela n'est pas toujours techniquement ou commercialement réalisable dans certaines circonstances ou que des restrictions légales peuvent éventuellement s'appliquer.
En aucun cas nous ne vendrons ou ne mettrons commercialement vos données personnelles à la disposition d'agences de marketing direct ou de prestataires de services similaires, sauf avec votre consentement préalable.
9. Mesures techniques et organisationnelles
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles selon un niveau de sécurité adéquat et les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, la modification, l'accès non autorisé ou la notification par erreur à des tiers, ainsi que contre tout autre traitement non autorisé de ces données.
10. Accès des tiers
Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel, nous accordons l'accès à vos données à caractère personnel à nos employés, collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau de protection similaire en rendant opposables à ces employés, collaborateurs et préposés des obligations contractuelles similaires à la présente déclaration de confidentialité.
11. Des questions ?
Si vous avez d'autres questions ou commentaires concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel après la lecture de cette déclaration de confidentialité, vous pouvez contacter Vastgoedexperts soit par courrier à l'adresse Langvoort 17 à 2430 Laakdal, Belgique, soit par e-mail à dpo@vastgoedexperts.be
12. Modifications de la Déclaration
Nous pouvons modifier cette déclaration à tout moment. Toutes les modifications que nous apporterons à cette déclaration seront publiées sur notre site web. La date de la version la plus récente est indiquée au bas de cette politique. Veuillez consulter régulièrement cette déclaration pour vous tenir informé des modifications qui pourraient vous concerner.
Les versions modifiées de la présente déclaration entrent en vigueur dix (10) jours ouvrables après leur publication sur le site Web et seront, si nécessaire, toujours soumises pour approbation. Si des modifications sont nécessaires pour se conformer à une exigence légale, elles entreront en vigueur immédiatement.